一、基本概念
时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标，EMBA、MBA等主流商业管理教育均将时间管理能力作为一项对企业管理者的基本要求涵括在内。
二、研究历史
有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命，再到资讯革命，时间管理理论也可分为四代。
1.第一代的理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。
2.第二代强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。
3.第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。这种做法有它可取的地方。但也有人发现，过分强调效率，把时间崩得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法，回复到前两代的做法，以维护生活的品质。
4.又有第四代的理论出现。与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。
三、胜任力要素
(一)定义
能够平衡时间需求
(二)说明
1.详细周到地考虑工作计划----确定实现工作目标的具体手段和方法，预定出目标的进程及步骤。
2.善于将一些工作分派和授权给他人来完成，提高工作效率。
3.制订工作计划，将事务整理归类，并根据轻重缓急来进行安排和处理。
4.为计划提供预留时间，掌握一定的应付意外事件或干扰的方法和技巧;准备应变计划。
(三)范例
1.每天安排出时间计划日程和优先事项 。
2.能利用经手的文件进行工作。
3.确保工作速度能与目标或最后期限步调一致。
4.保持良好情绪，即使面对意料之外的需求时也能如此。
5.如果不是接待未预约谈话者的适宜时间，能迅速而坚定地要求非正式拜访者以后再来。
6.每天留出一定时间给“顺便拜访”的人。
(四)优秀者的表现
他们能够安排他们自己和其他人迅速适应工作量上的任何重大变革，并重新确定工作的优先次序。他们可能把个人的安排看做他们时间管理工具包中的首要工具。他们较容易觉察对于考虑正在进行的工作量的波动以及变革最后期限的需要，并且可能重新组织工作以达到最好的效果[1] 。
(五)不足者的表现
他们很少或不花时间在系统地组织他们的工作任务，倾向于处理邻近的但是缺乏规划和远见的任务。他们通常会着亲自着手接踵而来的工作或者看起来是最紧急的工作，而不善于组织其他人去完成。
(六)提高的方法
不足者需要认识到：为了达到适当的结果，人员、资源、目标、最后期限、可利用的时间应该被组合起来。不足者需要利用他们个人的优先权并且认识到在处理一系列未来的任务时总会有最佳次序。
1.迫使你自己至少每天花几分钟用钢笔和纸写出一天或一星期中要完成的重要任务。
2.确信你每天或每星期计划内和计划外的活动总是被列入时间日程，并且有必要的话，重新进行时间安排。
3.建立一个体系确保你能够容易地找出你需要做的事情。仔细考虑计划的目标和最后期限。
4.在你已经看过总工作量并且计算出有必要在多大程度上重新组织之前，不要做出承诺。
5.要认识到自己的能力有限，你可能需要借助其他人来达到目标或完成任务。
四、技巧
1.开始
“没错，就是这个单词。我们要做的第一件事情就是开始。“Balancing Life Issues公司的CEO Wendy Kaufman说到(该公司位于纽约州的Ossining)。如果你要写点什么文章，那么请先安心坐下，然后至少写出第一个段落。只要这个事项能够顺利的启动，那后面的事情都是水到渠成的。
2.设定明确的目标
要建立一份工作事项清单，最好是结合日程计划，而且要弄清楚每一天究竟有哪些事情是必须做的。
3.对工作的情况作详细记录
“这有助于分析你的时间使用情况，从工作日志中你可以看出哪项工作占用了更多的时间，哪项工作消耗时间最少，你是否达成了工作目标，以及怎样做才能让效率更高。“Pam O`shea建议说 (Pam是Performance Insights公司总裁，同时也是美国管理协会时间管理论坛的成员)。
4.批量处理电子邮件和来电
你是否像大多数人一样，每天都在随机处理来电和电子邮件信息呢?如果你总想在第一时间处理这些事务，那么你的工作时间将变得支离破碎，很难高效率的做好事情。O`shea给我们的建议是：“要把电子邮件和来电的检查和回复工作集中在某个时间段一并处理。”为了管理好这些沟通事务，“请用好为你提供的.电话工具和电子邮件系统。”
5.化繁为简
“将复杂的工作划分成小的简单的单元进行处理。”Tytel博士解释说，“不能因为事情的复杂而拖沓，因为复杂的工作不可能一下就搞定。”
Kaufman用打扫房间的事件做了一个比喻。你也许没有足够的时间打扫整个房间，但是你可以根据自己的可用时间有选择的做一部分清扫。她说：“如果你有20分钟，你可以清理一个抽屉或一个柜子。如果有40分钟，你可以整理衣橱或壁橱。如果有一小时，也许你可以收拾整个房间了。”
6.把工作按照优先程度进行排序
Tytel博士说：“我们要理解紧迫程度和重要性之间的差异。”你也许应该将一天内必须做的事情、应该做的事情、以及想要做的事情统统列出来，然后按照紧迫性和重要性进行排序。
7.留出一部分时间什么都不要做
如果你习惯于将一天的日程排得满满的，那么在做事情之前你可能没有时间思考和准备，而这个过程可能是非常有价值的，Kaufman这样建议道。如果你从始至终都是严格的按照日程时间表做每件工作，那么给自己留20分钟时间放松、反思、提前做个准备计划也许是很有用的。Tytel博士补充道：“处理工作或者做项目要有时间规划，而且要严格遵循这些规划。”
8.工作不要超负荷
“现在的人都是疲劳过度，尤其是美国人。” Kaufman说道。Tytel同意Kaufman的观点，她建议，如果你感到自己的状态下降到正常水平的一半，那么你应该先好好休息。她说：“安排好放松和恢复的时间，如果我们连自己都照顾不好，那我们可能也没有能力做好其他的任何事情。”
9.知道什么时候应该说“不”
Tytel博士说，许多人害怕让他们的主管知道自己有多忙，但很重要的是如果你忙不过来，你要为自己辩解。
10.知道什么时候你需要“时间管理”方面的帮助以及在哪里能获得这些帮助
“我们在图书馆和书店里能找到相关的书籍。“O`Shea指出。读其中的任何一本，书能帮助你总结评价自己的时间管理能力，进而发现哪些方面有提高的空间。Kaufman说，如果你发现自己有时间管理问题，并且不擅长与此，通常情况下，说明你是一个右脑相对发达的人，那么你得承认你没有管理时间计划的天赋技能，对你来说外部的帮助可能是必要的。你可以考虑学习相关课程或者通过参加其他一些技能提高培训，把时间管理当作一个技能去学习，并且时不时的重温这些信息。
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