在公司车辆管理办法中，车辆的使用记录和报销制度是非常重要的，可以通过以下方式规定：
使用记录要求：
要求驾驶员在每次使用公司车辆时，填写出车和回车记录，包括时间、里程、目的地等信息。要求驾驶员在行驶途中遇到问题或事故时，及时向管理部门报告，并填写事故报告。要求驾驶员在车辆返回后，将车辆状态进行检查，如油量、车况等，并填写车辆返程记录。
报销制度要求：
明确规定哪些费用可以报销，包括油费、过路费、停车费等，以及报销标准。要求驾驶员在报销时提供有效的和票据，确保费用真实合理。设立报销流程，包括填写报销单、审核、审批等环节，确保报销程序规范。
审批要求：
设立车辆使用审批流程，包括出车审批、长途出差审批等，确保车辆使用符合规定。审批流程要求明确，包括审批人员、审批标准等，确保审批过程公开透明。
监控与管理：
定期对车辆使用记录和报销情况进行检查和核实，确保数据真实性。设立违规处理机制，对违反规定的驾驶员进行相应处罚，如停止使用公司车辆、罚款等。
案例参考：
某公司对车辆使用记录进行电子化管理，驾驶员在手机App上填写出车和回车记录，实时上传到系统，方便管理部门监控。另一家公司设立了专门的车辆管理团队，负责审核车辆使用记录和报销情况，保障管理的严谨性。