在处理外部合作伙伴和供应商的文档管理时，可以采取以下几个步骤：
建立清晰的文档管理和流程：首先需要建立清晰的文档管理，明确文档的分类、存储位置、访问权限等规定，并制定相应的文档管理流程，确保文档的准确性、完整性和可追溯性。
选择合适的文档管理工具：可以使用电子文档管理系统(EDMS)或者云存储服务来存储和管理文档，确保文档的安全性和便捷性。同时，也可以考虑使用合作平台，方便与外部合作伙伴和供应商共享文档并实时协作。
规范文档命名和版本控制：建议规范文档的命名规则，便于查找和识别；同时，建立版本控制机制，确保文档的更新和变更可追溯，避免混乱和错误。
定期审核和更新文档：定期对文档进行审核和更新，确保文档内容的及时性和准确性，避免使用过时的文档导致问题。
加强沟通和培训：与外部合作伙伴和供应商建立良好的沟通机制，明确文档管理的要求和规定；同时，为相关人员提供文档管理培训，提高他们的文档管理意识和能力。
案例分析：某公司与供应商合作开展项目，采购合同、技术规格、验收报告等文档频繁产生。公司建立了基于云存储的文档管理系统，供应商可以通过共享链接上传和查看相关文档，公司内部设定了权限，保障文档的安全性。同时，公司定期组织会议对文档进行审核和更新，确保文档的及时性和准确性。
综上所述，处理外部合作伙伴和供应商的文档管理需要建立清晰的和流程，选择合适的工具，规范文档命名和版本控制，定期审核和更新文档，加强沟通和培训，从而提高文档管理的效率和质量。