在培训和指导团队成员熟练使用文档管理工具和系统时，可以采取以下具体步骤：
了解团队成员的需求和熟练程度：首先需要了解每位团队成员对文档管理工具和系统的了解程度以及需要提升的方面，可以通过问卷调查或面谈的方式获取信息。
选择适合团队的培训方式：可以根据团队成员的实际情况选择适合的培训方式，比如集中式培训、分散式培训、在线培训等。
提供详细的培训材料：为团队成员提供详细的文档管理工具和系统的培训材料，包括操作指南、视频教程、常见问题解答等。
进行实操演练：在培训过程中，组织实操演练，让团队成员亲自操作文档管理工具和系统，加深他们的理解和记忆。
提供个性化辅导：针对不同团队成员的学习速度和理解程度，提供个性化的辅导和指导，帮助他们更快地掌握文档管理工具和系统的使用技巧。
设立反馈机制：培训结束后，设立反馈机制，鼓励团队成员提出问题和意见，及时调整培训计划，确保培训效果。
一个案例是，在某公司实施新的文档管理系统后，团队成员普遍对系统使用感到困惑。经过对团队成员需求的了解后，公司决定组织集中式的培训，提供详细的培训材料和实操演练，并在培训结束后设立反馈机制。通过培训，团队成员迅速掌握了文档管理系统的使用技巧，提高了工作效率。